Vollmachtsdatenbank in der Sozialversicherung

Der Weg für die Vollmachtsdatenbank in der Sozialversicherung ist frei: Nach langem politischen Ringen konnte das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) und mit ihm die Regelungen zur VDB in der Sozialversicherung Mitte Oktober 2024 den Bundesrat passieren. Das BEG IV wurde am 29. Oktober 2024 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht.

Für den Berufsstand aber auch für die Mandanten und Sozialversicherungsträger ist dies ein Meilenstein. Denn mit der Einbindung der VDB in die Steuerberaterplattform wird ein weiterer Anwendungsfall generiert. Anders als bei der seit dem Jahr 2014 bestehenden steuerlichen Vollmachtsdatenbank soll hier allein eine Generalvollmacht hinterlegt werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch einen erheblichen administrativen Aufwand bei Steuerberatern, Mandantschaft und Sozialversicherungsträgern. Bisher war es erforderlich, für jeden einzelnen Sozialversicherungsträger von den Mandanten separate, schriftliche Vollmachten einzuholen und zu verwalten. Mit der Einführung der digitalen Vollmachtsdatenbank entfällt dieser zeitaufwändige Schritt. Mandanten können jetzt ihren Steuerberater mittels einer Generalvollmacht beauftragen. Die Vollmachtsdaten werden zentral erfasst und können von allen beteiligten Trägern abgerufen werden. So werden Doppelarbeit und Fehlerquellen reduziert.

Die Regeln für die Schaffung einer Vollmachtsdatenbank für Steuerberater in der Sozialversicherung finden sich in § 85a Absatz 2 Nr. 13 StBerG. Die Bundessteuerberaterkammer erhält danach die Aufgabe, eine Datenbank zur Verwaltung von Vollmachtsdaten im Sinne des § 105a Absatz 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch einzurichten und zu betreiben sowie die Vollmachtsdaten den in § 105a Absatz 5 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch genannten Stellen zur Verfügung zu stellen. In § 105a SGB IV finden sich künftig die Rechtsgrundlagen zur „Nutzung der Vollmachtsdatenbank nach § 85a Absatz 2 Nummer 13 des Steuerberatungsgesetzes“. Die Vollmacht des Arbeitgebers muss nach § 105a SGB IV zur Abgabe von Meldungen, Beitragsnachweisen, Bescheinigungen und Anträgen sowie zum Empfang von Meldungen, Bescheiden und Bescheinigungen für den Arbeitgeber berechtigen und die Vertretungsmacht in allen sozialversicherungsrechtlichen Verfahren umfassen, in denen Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Berufsausübungsgesellschaften nach den §§ 49 und 50 des Steuerberatungsgesetzes zur Vertretung befugt sind.

Ein Wermutstropfen aus Sicht der Praktiker bleibt zunächst: Eine Ausweitung der Befugnisse des steuerberatenden Berufs, für die sich die Bundessteuerberaterkammer seit Jahren einsetzt, geht damit nicht einher. Auch die Einbindung und die Erweiterung der leistungsrechtlichen Verfahren in die Vollmachtsdatenbank wie z. B. Einbeziehung des Kurzarbeitergeld-Verfahrens ist noch nicht vorgesehen.

Bereits für den 23. Oktober 2024 hatte die Bundessteuerberaterkammer zur Kick-Off Veranstaltung eingeladen. BStBK-Präsidialmitglied und Präsident der Steuerberaterkammer Köln Karl-Heinz Bonjean begrüßte Vertreter aller an der Lohnabrechnung beteiligten Sozialversicherungsträger sowie der Bundesvereinigung der Arbeitgeberverbände, des BMF und des BMAS. Bevor die Datenbank starten kann, müssen alle Beteiligten beispielsweise technische Detailfragen, die Datensätze und -formate festlegen. Hierfür möchte die Bundessteuerberaterkammer alle Akteure frühzeitig einbinden und offene Fragen klären. Trotz der anfänglichen Zweifel einzelner Sozialversicherungsträger konnte die Bundessteuerberaterkammer mit dieser Innovation überzeugen. Erstmalig wird die Bundessteuerberaterkammer im vierten Buch des Sozialgesetzbuchs erwähnt und ist gemäß § 105a Abs. 6 SGB IV auch federführend zuständig für die Erstellung der Gemeinsamen Grundsätze zur Umsetzung der Datenbank.

Die VBD soll zum 1. Januar 2028 starten. Der Bundessteuerberaterkammer verbleibt hinreichend Zeit, die notwendigen Schritte für den Aufbau einer zunächst optionalen und ab dem 1. Januar 2030 für die Sozialversicherungsträger obligatorischen Vollmachtsdatenbank einzuleiten. Die Initiative der Bundessteuerberaterkammer hat sich gelohnt. Die VDB wird elementar zu einer fortschreitenden Digitalisierung in der Lohnabrechnung in Deutschland beitragen. Weiterhin wird Bürokratie abgebaut und die Beteiligten entlastet – ein echter Gewinn für Steuerberater, Mandanten und Sozialversicherungsträger.