1. Änderung des § 122a AO zum 1. Januar 2026
Mit der zum 1. Januar 2026 geltenden neuen Fassung des § 122a AO sollten künftig Steuerbescheide grundsätzlich elektronisch durch Bereitstellung zum Abruf bekanntgegeben werden und nicht wie bisher nur mit Einwilligung des Beteiligten bzw. des Steuerberaters.

Auch aufgrund des Einsatzes der BStBK hat der Finanzausschuss empfohlen, die Anwendung der Soll-Regelung in § 122a Satz 2 AO um ein Jahr auf den 1. Januar 2027 zu verschieben. Dies gibt den Steuerberatern die Möglichkeit, sich innerhalb des Jahres 2026 aktiv für oder gegen die elektronische Bescheidbekanntgabe ab dem 1. Januar 2027 zu entscheiden.

Durch die Zustimmung des Bundesrates am 19. Dezember 2025 gelangt die Änderung nun in das Gesetz. Damit erfolgt die grundsätzliche elektronische Bereitstellung von Steuerbescheiden zum Abruf erst ab dem 1. Januar 2027. Es ist aber ab 2026 möglich, einen Antrag auf dauerhafte postalische Bekanntgabe zu stellen. Dieser Antrag soll auch elektronisch in der VDB erfolgen können.

2. Neufassung der Vollmachtsmuster für die VDB
Das BMF hat das u. a. für die VDB zu verwendende Muster für Vollmachten zur Vertretung in Steuersachen sowie das dazugehörige Merkblatt zur Verwendung der amtlichen Muster für Vollmachten zur Vertretung in Steuersachen neu gefasst. Die Neufassung entspricht dem Muster, das bereits mit BMF-Schreiben vom 27. März 2025 veröffentlicht, mit BMF-Schreiben vom 24. April 2025 aber in seiner Anwendung verschoben wurde.

Wesentliche Änderungen sind:
• Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) muss, sofern vorhanden, künftig mit angegeben werden.
• Das Beiblatt (Seite 3) entfällt, die Angabe der Steuernummern im Datensatz ist aber weiterhin erforderlich.

Nach bisherigem Muster erteilte Vollmachten bleiben gültig. 

3. ELSTER-Zustellung der W-IdNr-Mitteilungsschreiben
Um wirtschaftlich Tätige im Besteuerungs­verfahren eindeutig zu identifizieren, hat das Bundes­zentralamt für Steuern (BZSt) Ende 2024 schrittweise mit der Vergabe der Wirtschafts­identifikations­nummer (W-IdNr) begonnen. Die W-IdNr wird einmalig vergeben und bleibt auch bei einem Umzug des Sitzes innerhalb Deutschlands unverändert. Die Information über die vergebene W-IdNr erfolgt ausschließlich elektronisch. Eine postalische Zustellung erfolgt nicht. Für Unternehmen, die einen Steuerberater bevollmächtigt haben, wird das Mitteilungs­schreiben zur W-IdNr direkt an diesen zugestellt.

Voraussetzung für die elektronische Abfrage der bei der Finanzverwaltung gespeicherten Vollmachtsdaten ist die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht durch den Mandanten. Die Vollmachtsformulare finden Sie unter 3.

Die Nutzung der Vollmachtsdatenbank ist ausschließlich den Berufsangehörigen vorbehalten. Um die Vollmachtsdatenbank nutzen zu können, werden benötigt:

• ein Kammermitgliedsausweis
  Ergänzende Informationen zur Inbetriebnahme des Kammermitgliedsausweises finden Sie hier.
• ein Lesegerät 
• das Sicherheitspaket compact VDB
• einen PC mit Internetzugang.

In der Vollmachtsdatenbank können selbstständige Steuerberater ihre Kanzlei registrieren. Darüber hinaus können Steuerberater, die (Sozietäts-)Partner oder Vorstand/Geschäftsführer/persönlich haftender Gesellschafter einer anerkannten Berufsausübungsgesellschaft sind, ihre Gesellschaft registrieren. Dabei wird die Gesellschaft nur von einer der vertretungsberechtigten Personen einmalig registriert, alle anderen vertretungsberechtigten Personen werden mitregistriert und können die Arbeit in der Vollmachtsdatenbank sofort aufnehmen. Voraussetzung ist, dass die Daten aller vertretungsberechtigten Personen im Berufsregister der Steuerberaterkammer Köln aktuell gehalten werden und dass jede vertretungsberechtigte Person einen Kammermitgliedsausweis besitzt.

Die Vollmacht zur Registrierung in Steuersachen des Mandanten wird einer bestimmten Kanzlei erteilt. Alle Kanzleien, für die die Vollmachten erteilt wurden, müssen in der Vollmachtsdatenbank registriert werden. Bei Kanzleien mit weiteren Beratungsstellen gibt es eine Besonderheit: Weitere Beratungsstellen in einem Kammerbezirk können zivilrechtlich zwar nicht Vollmachtnehmer sein, müssen aber in der Vollmachtsdatenbank für den betreffenden Kammerbezirk registriert sein, wenn in ihnen mit der Vollmachtsdatenbank gearbeitet werden soll.

Die Registrierung der Sozietät bzw. Gesellschaft erfolgt nur durch einen ihrer vertretungsberechtigten Berufsangehörigen (z. B. Sozietätspartner). Grundlage für dessen Zugriff ist seine Eintragung im Berufsregister der Kammer. Alle anderen vertretungsberechtigten Berufsangehörigen der Sozietät bzw. Gesellschaft werden mitregistriert und können die Arbeit in der Vollmachtsdatenbank sofort aufnehmen. Voraussetzung ist, dass die Daten der weiteren vertretungsberechtigten Berufsangehörigen im Berufsregister der Steuerberaterkammer Köln aktuell gehalten werden und dass jeder von ihnen einen Kammermitgliedsausweis besitzt.

Die von den Mandanten eingeholten Papiervollmachten müssen in die Vollmachtsdatenbank elektronisch eingepflegt, überprüft und dann an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Erst danach erlaubt die Finanzverwaltung dem berechtigten Steuerberater den Zugriff auf die Daten der Mandanten.

Die gesamten Daten einer Vollmacht können manuell in die Vollmachtsdatenbank eingegeben werden.

Für den Import der Vollmachtgeberstammdaten in die VDB besteht ferner die Möglichkeit, eine Excel-Vorlage zu verwenden oder den Import der betreffenden Mandantenstammdaten aus vorhandener Kanzleisoftware durchzuführen. Voraussetzung ist, dass der Softwareanbieter die Importdatei gemäß der Schnittstellenbeschreibung zur Verfügung stellt. Der Import erfolgt in beiden Fällen über die Online-Anwendung "Vollmachtsdatenbank".

Über die Menüschaltfläche "Vollmachten bearbeiten" in der Online-Anwendung können dann zusätzlich zu den Mandantenstammdaten die weiteren Daten der Vollmacht anhand der Angaben in der jeweils unterschriebenen Papiervollmacht ergänzt werden. Der Kontrollabgleich der Eintragungen in der Vollmachtsdatenbank, mit den Daten der dem Berufsangehörigen vorliegenden Formularvollmacht, ist mit der gebotenen Sorgfalt durchzuführen. Anschließend wird in der Online-Anwendung "Vollmachtsdatenbank" die Übermitteilung an die Finanzverwaltung angestoßen.

Wichtig: Das unterzeichnete Vollmachtsformular muss für Nachweiszwecke während der gesamten Vollmachtnutzung sowie der anschließenden Aufbewahrungsfrist für Auftragsunterlagen in der Kanzlei vorliegen.

Innerhalb von 2-3 Arbeitstagen nach der elektronischen Übermittlung der Vollmachtsdaten entscheidet die Finanzverwaltung über die Annahme der Vollmacht.

Bei Akzeptanz der Vollmacht gibt die Finanzverwaltung den Datenzugriff unmittelbar frei. Die bei der Finanzverwaltung zu dem Mandanten gespeicherten Daten können dann sofort durch die eingesetzte Kanzleisoftware (soweit diese es ermöglicht) abgerufen und darin medienbruchfrei bearbeitet werden. Ferner finden sich dann in der VDB-Online-Anwendung sowohl der Übermittlungszeitpunkt der Vollmacht als auch eine Referenznummer für Rückfragezwecke. Beide Angaben werden in der geöffneten Vollmachtsansicht unterhalb der Zeile "Ort und Datum" angezeigt.

Im Falle einer Ablehnung der übermittelten Vollmacht erscheint bei geöffneter VDB-Online-Anwendung in der Übersicht über die Vollmachten ein erläuternder Hinweis zu der übermittelten Vollmacht.

Welche Gründe für eine (teilweise) Ablehnung möglich sein können, finden Sie hier.

Bei Rechtsformwechsel oder Übernahme einer Steuerberaterpraxis besteht die Möglichkeit, in der Vollmachtsdatenbank die Daten der angelegten Vollmachtsdatensätze auf die neu angelegte oder übernehmende Praxis zu übertragen. Liegen die Voraussetzungen für einen Übertrag vor, so kann dieser mit einem der drei Weisungsformulare beauftragt werden. Dabei ist zu beachten, dass für Gesamtrechtsnachfolge, Einzelrechtsnachfolge und identitätswahrenden Rechtsformwechsel jeweils unterschiedliche Weisungsformulare verwendet werden müssen. Nach erfolgreichem Übertrag müssen die Vollmachtsdatensätze erneut an die Finanzverwaltung übermittelt werden.

Die Weisungsformulare finden Sie nachstehend:
Rechtsformwechsel

Gesamtrechtsnachfolge

Einzelrechtsnachfolge

Die Vollmachtsformulare finden Sie hier:

Merkblatt zur Verwendung der amtlichen Muster für Vollmachten zur Vertretung in Steuersachen (PDF-Version)

Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen (PDF-Version)

Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen (Lohnsteuerhilfeverein) (PDF-Version)

BMF-Schreiben vom 12.12.2025 (PDF-Version)

Angestellte Steuerberater können ihren Kammermitgliedsausweis für die VDB verwenden. Dafür muss der Kammermitgliedsausweis mit dem Freischaltungsformular zugeordnet und mit dem Identifizierungsformular für den Datenabruf bekannt gemacht werden.

Über das Bestellformular in der Online-Anwendung "Vollmachtsdatenbank" können - nach einer erfolgreichen Registrierung - für jeden Mitarbeiter, dem die Pflege der Vollmachtsdatenbank übertragen werden soll, eine SmartCard zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank (in Form eines mIDentity) kostenpflichtig bestellt werden.

Bitte beachten: Für den mIDentity-Stick wird kein Lesegerät benötigt, lediglich die Software Sicherheitspaket compact VDB muss am PC des Mitarbeiters installiert werden.

Wenn der mit SmartCard zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank ausgestattete Mitarbeiter Datenabrufe bei der Finanzverwaltung im Rahmen der Vorausgefüllten Steuererklärung durchführen soll, muss die SmartCard mittels des Identifizierungsformulars ebenfalls bekannt gemacht werden.

DATEV-Anwender haben die Möglichkeit, ihre bereits im Einsatz befindliche DATEV SmartCard für Berufsträger bzw. den DATEV mIDentity compact für Berufsträger zu nutzen. Vorab muss eine Registrierung im Berufsregister der Steuerberaterkammer erfolgen.

Die DATEV-SmartCard für Berufsträger bzw. der mIDentity compact für Berufsträger muss mittels des Identifizierungsformulars bekannt gemacht werden. Das gilt auch für jeden Mitarbeiter, dem Sie in der Online-Anwendung "Vollmachtsdatenbank" eine Untervollmacht erteilen.

Angestellte Steuerberater können ihren Kammermitgliedsausweis für die VDB verwenden. Dafür muss der Kammermitgliedsausweis zum einen der DATEV-Beraternummer mit dem Freischaltungsformular zugeordnet und mit dem Identifizierungsformular für den Datenabruf bekannt gemacht werden.

Hinweis für DATEV-Anwender: In der Regel ist das aktuelle DATEV-Sicherheitspaket bereits installiert. Andernfalls kann das DATEV-Sicherheitspaket von der aktuellen Programm-DVD installiert werden.