Vollmachtsdatenbank

1. Zugang

Die Steuerberaterkammer Köln stellt hier die Vollmachtsdatenbank zur Verfügung.

In der Vollmachtsdatenbank können Vollmachten der Mandanten verwaltet und elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Der Zugang zur Vollmachtsdatenbank ist nur über den Kammermitgliedsausweis oder die bei der Kammer bekanntgemachten DATEV-SmartCard classic für Berufsträger/ den mIDentitiy compact für Berufsträger möglich.

Vollmachtsdatenbank

Um die Vollmachtsdatenbank nutzen zu können, ist zunächst eine Registrierung erforderlich. Dafür muss der Kammermitgliedsausweis bzw. die SmartCard classic für Berufsträger, alternativ der mIDentity compact für Berufsträger gesteckt und funktionsbereit sein.

Online-Registrierung zur Vollmachtsdatenbank

2. Einführung: Vollmachtsdatenbank – Ein Baustein der Vorausgefüllten Steuererklärung

In den Kanzleien und in der Finanzverwaltung wird zunehmend papierlos gearbeitet, um die Abläufe effizienter zu gestalten. Im Zuge dessen hat die Finanzverwaltung die „Vorausgefüllte Steuererklärung“ für die Einkommensteuer 2014 eingeführt.

In der Vorausgefüllten Steuererklärung werden dem Steuerpflichtigen oder seinem Bevollmächtigten die zu seiner Person bei der Finanzverwaltung gespeicherten Steuerdaten angezeigt. In der ersten Stufe werden folgende Daten bereitgestellt:

  • Vom Arbeitgeber bescheinigte Lohnsteuerdaten
  • Bescheinigungen über den Bezug von Rentenleistungen
  • Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen
  • Bestimmte Vorsorgeaufwendungen
  • Name, Adresse und weitere steuerrelevante Informationen
  • Lohnersatzleistungen

Die von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellten Daten werden u.a. vom Arbeitgeber und von den Krankenkassen übermittelt und in Datenpools gesammelt. Durch die Vollmachtsdatenbank sowie die von der Finanzverwaltung alternativ angebotenen Verfahren ist seit März 2014 ein Zugriff auf diese Daten möglich.

Die Vollmachtsdatenbank ist eine Online-Anwendung für die elektronische Erfassung sowie zur Weiterleitung der Vollmachtsdaten an die Finanzverwaltung.

Seit April 2017 ist die vollständige Vollmachtsverwaltung möglich, d. h. dass jede Änderung im Datenbestand der Vollmachtsdatenbank täglich automatisch an die Finanzverwaltung gesendet wird und somit auch im Datenbestand der Finanzverwaltung bundesweit verfügbar ist. Damit entfallen für den Steuerberater schriftliche Änderungsmitteilungen an die Finanzämter, wie z. B. bei Adressänderung, neuer Vollmachtsanzeige oder Änderungen in den Stammdaten des Mandanten. Neben der Bekanntgabevollmacht kann auch die Berechtigung zur Steuerkontoabfrage über die Vollmachtsdatenbank an die Finanzverwaltung übermittelt werden.

 

 

2.1 DATEV als Dienstleister der Steuerberaterkammer

Die Steuerberaterkammern haben im September 2009 bei der Bundeskammerversammlung in Travemünde die Errichtung der Voll­machtsda­tenbank beschlossen. Da die Steuerberaterkammern aber selbst weder die technischen Möglichkeiten noch das Know-how haben, eine entspre­chende Lösung selbst zu installieren, haben sie die DATEV im Wege ei­ner Dienstleistungskonzession mit der Er­richtung und dem Betrieb der Vollmachtsdatenbank beauftragt.

Voraussetzung für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank ist der Ab­schluss eines Vertrages mit der DATEV über die Nutzung der Anwen­dung „Vollmachtsdatenbank“. Der Nutzer der Vollmachts­datenbank muss nicht DATEV-Mitglied sein. Durch den Abschluss des Nutzungsvertrages wird auch keine DATEV-Mitgliedschaft be­gründet.

Die Nutzung der Vollmachtsdatenbank ist kostenpflichtig:

  • seit 2015 0,60 Euro pro Vollmacht und Kalenderjahr.

2.2 Voraussetzung zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank

Grundlage für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank ist das mit Schreiben des Bundesministerium für Finanzen am 01.08.2016 veröffentliche Vollmachtsformular. Weitere Informationen können dem Begleitenden BMF-Schreiben entnommen werden.

Vollmachten, die vor dem 01.08.2016 auf dem für die Vollmachtdatenbank veröffentlichten Formular erteilt und in die Vollmachtsdatenbank eingestellt und übermittelt wurden, behalten ihre Gültigkeit, sofern sie unbeschränkt erteilt wurden.

Zum standardisierten Vollmachtsformular und dem BMF-Schreiben:

Service für Mitglieder / Berufsfachliche Informationen / Vollmachtsdatenbank / Vollmacht

 

 

3. Leitfaden zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank

3.1. Vollmacht von Mandanten erteilen lassen

Voraussetzungen für die elektronische Abfrage der bei der Fi­nanzver­waltung gespeicherten Daten ist die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht durch den Mandanten.

3.2. Hard- und Software-Voraussetzungen zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank

Die Nutzung der Vollmachtsdatenbank ist ausschließlich den Berufsangehörigen vorbehalten. Um die Vollmachtsdatenbank nutzen zu können, wird benötigt:

  • ein Kammermitgliedsausweis oder die Registrierung der be­reits im Einsatz befindlichen DATEV SmartCard classic für Berufsträger
  • ein Lesegerät für den Kammermitgliedsausweis (entfällt, wenn Sie die DATEV SmartCard classic für Berufsträger haben re­gistrieren lassen)
  • das DATEV-Sicherheitspaket compact (oder als DATEV-Anwender das DATEV-Sicherheitspaket pro, das in der Regel schon auf dem PC installiert ist. Wenn nicht, kann das DATEV-Sicherheitspaket pro von der aktuellen Programm-DVD installiert werden) sowie
  • einen PC mit Internetzugang.

3.3. Nutzung der Vollmachtsdatenbank

3.3.1 Registrierung

Um die Vollmachten der Mandanten einpflegen zu können, ist eine einmalige Re­gistrierung erforderlich. Bei dieser Regist­rierung wird ein Nutzungsvertrag mit der DATEV geschlossen. Die Kosten für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank können dem Nutzungsvertrag entnommen werden. Seit 2015 belaufen sich diese auf 0,60 Euro je Vollmacht/je Kalenderjahr.

3.3.1.1 Berechtigung zur Registrierung

In der Vollmachtsdatenbank können selbstständige Steuerberater ihre Kanzlei regist­rieren. Darüber hinaus können Steuerbera­ter, die (Sozietäts-)Partner oder Vor­stand/Geschäftsführer/persönlich haftender Gesellschafter einer Steuerberatungsgesellschaft sind, ihre Gesellschaft registrieren. Dabei wird die Gesellschaft nur von einer der vertretungsberechtigten Personen ein­malig registriert, alle anderen vertretungsberechtigten Personen werden mitregistriert und können die Arbeit in der Vollmachtsdatenbank sofort aufnehmen. Voraussetzung ist, dass die Daten aller vertretungsberechtigten Personen im Berufsregister der Steu­erberaterkammer Köln aktuell gehalten werden und dass jede vertretungsberech­tigte Person einen Kammermitgliedsausweis oder eine DATEV SmartCard für Berufsträger besitzt.

3.3.1.2 Registrierung bei mehreren Niederlassungen in unter¬schiedlichen Kammerbezirken

Die Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen des Mandan­ten wird einer be­stimmten Kanzlei erteilt. Alle Kanzleien, für die die Vollmachten erteilt wurden, müssen in der Voll­machtsdatenbank registriert werden. Bei Kanzleien mit weiteren Beratungsstellen gibt es eine Besonderheit: Die weiteren Bera­tungsstellen können zivilrechtlich zwar nicht Vollmachtnehmer sein, sie müssen aber in der Vollmachts­datenbank registriert sein, wenn in diesen weiteren Beratungsstellen mit der Voll­machtsdatenbank gearbeitet werden soll.

3.3.1.3 Registrierung im Rahmen einer Sozietät/Partnerschaftsgesellschaft/Steuerberatungsgesellschaft

Die Registrierung der Gesellschaft erfolgt nur durch einen Vertre­tungsberechtigten. Grundlage für den Zugriff der Vertretungs­berechtigten (z.B. Sozietätspartner) ist die Eintragung im Berufsregister der Kammer. Alle anderen vertretungsberechtigten Personen werden mitregistriert und können die Arbeit in der Vollmachtsdaten­bank sofort aufnehmen. Voraussetzung ist, dass die Daten aller vertretungsberechtigten Personen im Berufsregister der Steuer­berater­kammer Köln aktuell gehalten werden und dass jede ver­tretungsberechtigte Person einen Kammermitgliedsausweis oder eine DATEV SmartCard für Berufsträger besitzt.

3.3.2 Vollmachten einpflegen

Seit Anfang 2014 können die von den Mandanten eingeholten Papiervollmachten in die Vollmachtsda­tenbank elektronisch eingepflegt und an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Erst danach erlaubt die Finanz­verwaltung dem berechtigtem Steuerberater den Zugriff auf die Daten der Mandanten.

3.3.2.1 Vollmachten prüfen, ergänzen und übermitteln

Die Mandantenstammdaten müssen nicht zwingend manuell in die Vollmachtsdaten­bank eingegeben werden. Es besteht die Möglich­keit, in dem eingesetzten Kanzleisoftwareprogramm eine entsprechende Importdatei mit den Mandantenstammdaten zu erstellen und diese in die Vollmachtsdatenbank zu importieren. Voraussetzung ist, dass der Softwareanbieter die Importdatei gemäß der Schnittstellenbeschreibung zur Verfü­gung stellt. Der Import erfolgt über die Anwendung „Vollmachtsdatenbank“.

Über die Menüschaltfläche „Vollmachten bearbeiten“ können die eingestellten Vollmachten entsprechend der vorliegenden unterschriebenen Papiervollmacht ergänzt werden. 

Der Abgleich der vorliegenden Standardpapiervollmacht mit den Eintragungen in der Vollmachtsdatenbank hat grundsätzlich mit der gebotenen Sorgfalt zu erfolgen.

Anschließend ist die Übermittlung an die Finanzverwaltung in der Onlineanwendung "Vollmachtsdatenbank" anzustoßen.

Wichtig: Die Vollmacht muss weiterhin unterschrieben in der Kanzlei in Papierform vorliegen.

Nach Übermittlung der Vollmacht, wird in der geöffneten Vollmacht unterhalb der Zeile Ort und Datum angezeigt, zu welchem Zeitpunkt die Übermittlung bei der Finanzverwaltung eingegangen ist und welche Referenznummer die Vollmacht erhalten hat. Diese Referenznummer wird für Rückfragen bei der Finanzverwaltung benötigt.

3.3.2.2 An Finanzverwaltung übermittelte Vollmacht wird abgelehnt

Gründe warum die Finanzverwaltung die Berechtigung zum Datenabruf nicht oder nicht vollständig erteilt.

3.3.3 Datenabruf

Nach der elektronischen Übermittlung der Vollmachtsdaten wird die Finanzverwaltung den Datenzugriff innerhalb von 2 - 3 Arbeitstagen freigeben. Andernfalls erscheint zu der übermittelten Vollmacht ein anderslautender Hinweis in der Vollmachtsdatenbank-Übersicht. Sofern die Freischaltung erfolgt ist, können die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten durch die eingesetzte Bearbeitungssoftware (soweit diese es ermöglicht) abgerufen und in die Bearbeitungssoftware übernommen werden.

3.3.4 Auswirkungen auf die Vollmachtsdatenbank bei Kanzleiumstruktuierung (z. B. Rechtsformwechsel)

Eine Umwandlung der Kanzlei (z. B durch Rechtsformwechsel) hat direkte Auswirkungen auf die Vollmachtsdatenbank und die darin erfassten Vollmachten. Im Falle einer Gesamtrechtsnachfolge gehen die Vollmachten auf den neuen Rechtsträger über und können innerhalb der Vollmachtsdatenbank übertragen werden. Das Verfahren wird hier beschrieben.

4. FAQs zur Vollmachtsdatenbank

Zu den häufig gestellten Fragen zur Vollmachtsdatenbank.

Der FAQ-Katalog wird ständig erweitert und ergänzt. Bitte wenden Sie sich mit Ihren Hinweisen und Anmerkungen gerne an die Steuerberaterkammer Köln. Hierfür kann das folgende Kontaktformular genutzt werden.

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