Vollmachtsdatenbank

1. Zugang

Die Steuerberaterkammer Köln stellt Ihnen hier die Vollmachtsdatenbank zur Verfügung.

In der Vollmachtsdatenbank können Sie Vollmachten Ihrer Mandanten verwalten und diese elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln. Bitte beachten Sie, dass der Zugang zur Vollmachtsdatenbank nur über den Kammermitgliedsausweis oder die bei der Kammer bekanntgemachten DATEV-SmartCard classic für Berufsträger/ den mIDentitiy compact für Berufsträger bzw. für die Mitarbeiter der Kanzlei, denen Untervollmachten erteilt wurden, mit einer DATEV-SmartCard classic/ einem mIDentity compact für Berufsträger möglich ist.

Vollmachtsdatenbank

Um die Vollmachtsdatenbank nutzen zu können, müssen Sie sich zunächst registrieren. Bitte vergewissern Sie sich, dass Ihr Kammermitgliedsausweis bzw. die SmartCard classic für Berufsträger, alternativ der mIDentity compact für Berufsträger gesteckt und funktionsbereit ist.

Online-Registrierung zur Vollmachtsdatenbank

2. Einführung: Vollmachtsdatenbank – Ein Baustein der Vorausgefüllten Steuererklärung

In den Kanzleien und in der Finanzverwaltung wird zunehmend papierlos gearbeitet, um die Abläufe effizienter zu gestalten. Im Zuge dessen gibt es die Einführung der „Vorausgefüllten Steuererklärung“ für die Einkommensteuer.

Seit 2014 ist dies seitens der Finanzverwaltung umgesetzt. In der Vorausgefüllten Steuererklärung werden dem Steuerpflichtigen oder seinem Bevollmächtigten die zu seiner Person bei der Finanzverwaltung gespeicherten Steuerdaten angezeigt. In der ersten Stufe werden folgende Daten bereitgestellt:

 

  • Vom Arbeitgeber bescheinigte Lohnsteuerdaten
  • Bescheinigungen über den Bezug von Rentenleistungen
  • Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen
  • Bestimmte Vorsorgeaufwendungen
  • Name, Adresse und weitere steuerrelevante Informationen
  • Lohnersatzleistungen (ab VZ 2014)

Die von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellten Daten werden u.a. vom Arbeitgeber und von den Krankenkassen übermittelt und in Datenpools gesammelt. Durch die Vollmachtsdatenbank sowie die von der Finanzverwaltung alternativ angebotenen Verfahren können Sie Zugriff auf diese Daten erhalten. Der Zugriff ist seit März 2014 möglich.

Seitdem können Sie die Vollmachtsdatenbank (VDB) zu nutzen. Die Vollmachtsdatenbank ist eine Online-Anwendung für die elektronische Erfassung sowie zur Weiterleitung der Vollmachtsdaten an die Finanzverwaltung.

In einem zweiten Schritt wird nach Einführung von GINSTER (Grundinformationsdienst Steuer) - voraussichtlich ab Mitte 2017 - die VDB über die derzeitige Mitteilung der Berechtigung zum Datenabruf hinaus auch die Vollmachtsverwaltung umfassen, d. h. dass jede Änderung im Datenbestand der VDB täglich automatisch an GINSTER gesendet wird und somit auch im Datenbestand der Finanzverwaltung bundesweit verfügbar ist. Damit entfallen für den Steuerberater schriftliche Änderungsmitteilungen an die Finanzämter, wie z. B. bei Adressänderung, neuer Vollmachtsanzeige oder Änderung in den Stammdaten des Mandanten. Weiterhin wird auch die Berechtigung zur Steuerkontoabfrage dann über die VDB an die Finanzverwaltung übermittelt werden können.

 

 

2.1 DATEV als Dienstleister der Steuerberaterkammer

Die Steuerberaterkammern haben im September 2009 bei der Bundeskammerversammlung in Travemünde die Errichtung der Voll­machtsda­tenbank beschlossen. Da die Steuerberaterkammern aber selbst weder die technischen Möglichkeiten noch das Know-how haben, eine entspre­chende Lösung selbst zu installieren, haben sie die DATEV im Wege ei­ner Dienstleistungskonzession mit der Er­richtung und dem Betrieb der Vollmachtsdatenbank beauftragt.

Voraussetzung für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank ist der Ab­schluss eines Vertrages mit der DATEV über die Nutzung der Anwen­dung „Vollmachtsdatenbank“. Der Nutzer der Vollmachts­datenbank muss nicht DATEV-Mitglied sein. Durch den Abschluss des Nutzungsvertrages wird auch keine DATEV-Mitgliedschaft be­gründet.

Die Nutzung der Vollmachtsdatenbank ist kostenpflichtig:

  • seit 2015 0,60 Euro pro Vollmacht und Kalenderjahr.

2.2 Voraussetzung zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank

Grundlage für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank ist ein neues Vollmachtsformular, welches mit Schreiben vom 10. Oktober 2013 vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht worden ist. Das Formular wurde mit Schreiben vom 3. November 2014 vom Bundesministerium für Finanzen neu gefasst, damit es von allen nach § 3 StBerG zur uneingeschränkten Hilfeleistung in Steuersachen befugten Personen und Gesellschaften verwendet werden kann. Vollmachten, die nach dem am 10.10.2013 verwendeten Muster erteilt worden sind, gelten unverändert weiter. Mit dieser Vollmacht erteilt der Mandant Ihnen die Einwilligung zum Abruf seiner bei der Finanzverwaltung gespeicherten Steuerdaten. Mit Schreiben vom 1. August 2016 hat das Bundesministerium für Finanzen das Vollmachtsformular neu gefasst. Dieses ist bei Nutzung der Vollmachtsdatenbank ab sofort zwingend zu verwenden. Weitere Informationen können dem Begleitenden BMF-Schreiben entnommen werden.

Das standardisierte Vollmachtsformular und die BMF-Schreiben finden Sie unter folgendem Link:

Service für Mitglieder / Berufsfachliche Informationen / Vollmachtsdatenbank / Vollmacht

Die Vollmachtsdatenbank ermöglicht die elektronische Übermittlung der Vollmachtsdaten der Mandanten an die Finanzverwaltung.

Die Finanzverwaltung wird Ihre Mandanten schriftlich darüber informieren, dass ein Antrag auf Datenabruf gestellt wurde. Widerspricht der Mandant dieser Mitteilung nicht innerhalb einer bestimmten Frist, ist nach Ablauf dieser Frist der Datenabruf möglich. Sie haben dann die Möglichkeit, die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten durch Ihre Bearbeitungssoftware (soweit diese es ermöglicht) zu übernehmen. Ihr Nutzen: Als bevollmächtigter Steuerberater legitimieren Sie sich für den Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten Ihrer Mandanten. Sie kennen bereits während der Bearbeitung der Steuererklärung die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten. Sie können diese Daten prüfen und bei Abweichungen Ihren Mandanten informieren, um gegebenenfalls gemeinsam mit ihm eine Bereinigung dieser Daten bei der bereitstellenden Institution zu veranlassen. Sie haben die Möglichkeit, die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten durch Ihre Bearbeitungssoftware (soweit diese es ermöglicht) zu übernehmen. So vermeiden Sie Erfassungsfehler.

3. Leitfaden zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank

3.1. Vollmacht von Mandanten erteilen lassen

Voraussetzungen für die elektronische Abfrage der bei der Fi­nanzver­waltung gespeicherten Daten ist die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht durch den Mandanten.

3.2. Hard- und Software-Voraussetzungen zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank

Die Nutzung der Vollmachtsdatenbank ist ausschließlich den Berufsangehörigen vorbehalten. Um die Vollmachtsdatenbank nutzen zu können, benötigen Sie:

  • einen Kammermitgliedsausweis oder die Registrierung der be­reits im Einsatz befindlichen DATEV SmartCard classic für Berufsträger
  • ein Lesegerät für den Kammermitgliedsausweis (entfällt, wenn Sie die DATEV SmartCard classic für Berufsträger haben re­gistrieren lassen)
  • das DATEV-Sicherheitspaket compact (oder als DATEV-Anwender das DATEV-Sicherheitspaket pro, das in der Regel schon auf Ihrem Rechner installiert ist. Wenn nicht, können Sie das DATEV-Sicherheitspaket pro von der aktuellen Programm-DVD installieren) sowie
  • einen PC mit Internetzugang.

3.3. Nutzung der Vollmachtsdatenbank

3.3.1 Registrierung

Um die Vollmachten Ihrer Mandanten einpflegen zu können, ist eine einmalige Re­gistrierung erforderlich. Bei dieser Regist­rierung schließen Sie einen Nutzungsvertrag mit der DATEV. Die Kosten für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank entnehmen Sie bitte dem Nutzungsvertrag.

3.3.1.1 Berechtigung zur Registrierung

In der Vollmachtsdatenbank können selbstständige Steuerberater ihre Kanzlei regist­rieren. Darüber hinaus können Steuerbera­ter, die (Sozietäts-)Partner oder Vor­stand/Geschäftsführer/persönlich haftender Gesellschafter einer Steuerberatungsgesellschaft sind, ihre Gesellschaft registrieren. Dabei wird die Gesellschaft nur von einer der vertretungsberechtigten Personen ein­malig registriert, alle anderen vertretungsberechtigten Personen werden mitregistriert und können die Arbeit in der Vollmachtsdatenbank sofort aufnehmen. Voraussetzung ist, dass die Daten aller vertretungsberechtigten Personen im Berufsregister der Steu­erberaterkammer Köln aktuell gehalten werden und dass jede vertretungsberech­tigte Person einen Kammermitgliedsausweis oder eine DATEV SmartCard für Berufsträger besitzt.

3.3.1.2 Registrierung bei mehreren Niederlassungen in unter¬schiedlichen Kammerbezirken

Die neue Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen des Mandan­ten wird einer be­stimmten Kanzlei erteilt. Alle Kanzleien, für die die neuen Vollmachten erteilt wurden, müssen in der Voll­machtsdatenbank registriert werden. Bei Kanzleien mit weiteren Beratungsstellen gibt es eine Besonderheit: Die weiteren Bera­tungsstellen können zivilrechtlich zwar nicht Vollmachtnehmer sein, sie müssen aber in der Vollmachts­datenbank registriert sein, wenn in diesen weiteren Beratungsstellen mit der Voll­machtsdatenbank gearbeitet werden soll.

3.3.1.3 Registrierung im Rahmen einer Sozietät/Partnerschaftsgesellschaft/Steuerberatungsgesellschaft

Die Registrierung der Gesellschaft erfolgt nur durch einen Vertre­tungsberechtigten. Grundlage für den Zugriff der Vertretungs­berechtigten (z.B. Sozietätspartner) ist die Eintragung im Berufsregister der Kammer. Alle anderen vertretungsberechtigten Personen werden mitregistriert und können die Arbeit in der Vollmachtsdaten­bank sofort aufnehmen. Voraussetzung ist, dass die Daten aller vertretungsberechtigten Personen im Berufsregister der Steuer­berater­kammer Köln aktuell gehalten werden und dass jede ver­tretungsberechtigte Person einen Kammermitgliedsausweis oder eine DATEV SmartCard für Berufsträger besitzt.

3.3.2 Vollmachten einpflegen

Seit Anfang 2014 können Sie oder Ihre mit SmartCards zur Nutzung der VDB ausgestatteten Mitar­beiter die von Ihren Mandanten eingeholten Papiervollmachten in die Vollmachtsda­tenbank elektronisch ein­pflegen und übermitteln. Erst dann erlaubt Ihnen die Finanz­verwaltung als berechtigtem Steuerberater den Zugriff auf die Daten Ihrer Mandanten.

3.3.2.1 Verwalten von Vollmachten in der Vollmachtsdatenbank

Die Mandantenstammdaten müssen nicht zwingend manuell in die Vollmachtsdaten­bank eingegeben werden. Sie haben die Möglich­keit, in Ihrem Kanzleisoftwareprogramm eine entsprechende Importdatei zu erstellen. Voraussetzung ist, dass Ihr Softwareanbieter die Importdatei gemäß der Schnittstellenbeschreibung zur Verfü­gung stellt. Der Import erfolgt über die Anwendung „Vollmachtsdatenbank“.

3.3.2.2 Mehrfachauswahl zum Bearbeiten von Vollmachten möglich

Neu ist die Menüschaltfläche „Vollmachten bearbeiten“, durch die insbesondere die Bearbeitung der einzelnen Vollmachten nach dem Stammdatenimport vereinfacht wird. So können bei den zuvor markierten Vollmachten die folgenden Optionsfelder entsprechend der Standardvollmacht ausgewählt werden:

 

  • Berechtigung Untervollmacht/en zu erteilen und zu widerrufen
  • Vollmacht erstreckt sich auf die Entgegennahme von Steuerbescheiden und sonstigen Verwaltungsakten
  • Vollmacht erstreckt sich auf die Entgegennahme von Vollstreckungsankündigungen und Mahnungen

Auswirkungen bei nachträglicher Veränderung

Für Fälle nachträglicher Veränderungen sind zwei Fallgruppen zu unterscheiden:

  • Änderungen in den Stammdaten, wie z.B. Anschrift, werden lediglich in der Vollmachtsdatenbank eingegeben. Es ist keine Ausstellung einer neuen Vollmacht erforderlich, es wird auch kein erneutes Widerspruchsschreiben an den Mandanten ausgelöst.
  • Änderungen im Umfang der Vollmacht erfordern dagegen das Einholen einer neuen Vollmacht, die in die Vollmachtsdatenbank eingetragen werden muss und derzeit zu einem erneuten Widerspruchsschreiben an den Mandanten führt.


Der Abgleich der vorliegenden Standardpapiervollmacht mit den Eintragungen in der Vollmachtsdatenbank sollte grundsätzlich mit der gebotenen Sorgfalt erfolgen, da z.B. die nachträgliche Ergänzung eines vergessenen Hakens (z.B. Bekanntgabe-Vollmacht) eine Löschung mit Neuanlage der Vollmacht in der Vollmachtsdatenbank und erneute Sendung an die Finanzverwaltung erforderlich macht. Damit wird zudem ein erneutes Widerspruchschreiben ausgelöst (Abruf der VaSt-Daten erst nach 37 Tagen möglich).

Ungeachtet der vollständigen Erfassung der Vollmacht in der Vollmachtsdatenbank wird derzeit über die Vollmachtsdatenbank lediglich die Berechtigung zum Abruf der elektronischen Daten (VaSt) an die Finanzverwaltung übermittelt. Zum Nachweis der Bevollmächtigung im Übrigen muss die Vollmacht daher wie bisher der Finanzverwaltung kundgemacht werden.

3.3.2.3. Vollmachten prüfen, ergänzen und übermitteln

Nach Import der Mandantenstammdaten sind die Vollmachten in der Online-Anwendung gemäß der Ihnen vorliegenden unterschriebenen Papiervollmacht zu ergänzen. Anschließend stoßen Sie die Über­mittlung an die Finanzverwal­tung in der Onlineanwendung „Vollmachtsdatenbank“ an.

Wenn Sie die Vollmacht übermittelt haben, wird in der geöffneten Vollmacht unterhalb der Zeile Ort und Datum angezeigt, zu welchem Zeitpunkt die Übermittlung bei der Finanzverwaltung eingegangen ist und welche Referenznummer die Vollmacht erhalten hat. Diese Referenznummer wird auch auf dem Widerspruchsschreiben der Finanzverwaltung an den Mandanten angegeben und wird für Rückfragen bei der Finanzverwaltung benötigt.

3.3.3 Datenabruf

Nach der elektronischen Übermittlung der Vollmachtsdaten wird die Finanzverwaltung Ihre Mandanten schriftlich darüber informieren, dass ein Antrag auf Datenabruf gestellt wurde. Widerspricht Ihr Mandant dieser Mitteilung nicht innerhalb einer bestimmten Frist, ist nach Ablauf dieser Frist der Datenabruf möglich. Sie haben dann die Möglichkeit, die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten durch Ihre Bearbeitungssoftware (soweit diese es ermöglicht) abzurufen und in Ihre Bearbeitungssoftware zu übernehmen.

3.3.3.1 Mögliche Fälle, die einen Datenabruf nicht ermöglichen

Es gibt verschiedene Fälle, in denen die übermittelten Vollmachtsdaten bei der Finanzverwaltung nicht eingearbeitet werden. Entsprechend ist kein Zugriff auf die gespeicherten VaSt-Daten möglich.

Aufgrund von Verhandlungen mit ELSTER erhält die Vollmachtsdatenbank seit dem 26.03.2014 eine wöchentliche Auswertung der Ablehnungsfälle von der Finanzverwaltung.

Zukünftig erscheint der Hinweis "Nicht eingetragen von der Finanzverwaltung" in der Statusspalte bei der eingepflegten Vollmacht, wenn

  • die Identifikationsnummer des Mandanten bei dem Finanzamt nicht bekannt ist;
  • das zu der Identifikationsnummer erfasste Geburtsdatum von dem bei der Finanzverwaltung gespeicherten abweicht;
  • unvollständige Adressdaten zu der Identifikationsnummer bei der Finanzverwaltung gespeichert sind;
  • zu der Identifikationsnummer keine Inlandsadresse gespeichert ist;
  • ein Todesdatum zu der Identifikationsnummer bei der Finanzverwaltung gespeichert ist;

oder es erscheint der Hinweis „Storniert von Finanzverwaltung - Briefrückläufer“, wenn

  • das Anschreiben der Finanzverwaltung an den Mandanten als unzustellbar zugekommen ist;

und „Storniert von Finanzverwaltung – Widerspruch“, wenn

oder es erscheint der Hinweis "Storniert von Finanzverwaltung", wenn

Falsch erfasste Daten können direkt in der Vollmachtsdatenbank korrigiert werden. Sofern die erfassten Daten korrekt sind, muss Kontakt mit der Finanzverwaltung aufgenommen werden, da möglicherweise die dort gespeicherten Daten nicht korrekt sind.

Vollmachten mit einer Auslandsadresse oder mit inzwischen verstorbenen Vollmachtgebern können bei der Finanzverwaltung nicht verarbeitet werden. In diesen Fällen ist ein Abruf der bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten nicht möglich.

Bsp.: Datenabruf nicht möglich

3.3.4 Auswirkungen auf die Vollmachtsdatenbank bei Kanzleiumstruktuierung (z. B. Rechtsformwechsel)

Eine Umwandlung der Kanzlei (z. B durch Rechtsformwechsel) hat direkte Auswirkungen auf die Vollmachtsdatenbank und die darin erfassten Vollmachten. Im Falle einer Gesamtrechtsnachfolge gehen die Vollmachten auf den neuen Rechtsträger über und können innerhalb der Vollmachtsdatenbank übertragen werden. Das Verfahren wird hier beschrieben.

4. FAQs zur Vollmachtsdatenbank

Die häufig gestellten Fragen zur Vollmachtsdatenbank finden Sie hier.

Der FAQ-Katalog wird ständig erweitert und ergänzt. Bitte wenden Sie sich mit Ihren Hinweisen und Anmerkungen gerne an uns. Sie können hierfür das folgende Kontaktformular nutzen.

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am 21. März 2017 - Vorträge
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Termine

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Freitag, 19.05.2017
09:30 - ca. 13:30 Uhr (Vormittagstermin)
14:00 - ca. 18:00 Uhr (Nachmittagstermin)
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Seminar USt-Spezial (2017): Grenzüberschreitende Lieferungen und Reihen-
geschäfte im Fokus der Praxis
Montag, 18.09.2017
10:00 - 17:00 Uhr,
Park Inn Köln City West
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