Arbeitshilfen und Schulungsmassnahmen DSGVO

Einzelne Arbeitshilfen

Zu verschiedenen in der Kanzlei umzusetzenden Maßnahmen stellt die Steuerberaterkammer Köln Arbeitshilfen zur Verfügung:

a) Datenschutzhinweise von Steuerberatungskanzleien an Mandanten
Mit dem Muster können Steuerberatungskanzleien die datenschutzrechtlichen Informationspflichten gegenüber ihren Mandanten erfüllen:

Muster - Datenschutzhinweise von Steuerberatungskanzleien an Mandanten

b) Erstellung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten
Mit diesem Verzeichnis sollen die kanzleiinternen Prozesse dargestellt werden. Es beschreibt, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, wie diese gespeichert, verarbeitet und weitergeleitet werden usw. Als Muster kann die folgende Vorlage dienen, die auf die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden muss:

Muster - Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten der Steuerberatungskanzleien

c) Erstellung eines Löschkonzepts
Naturgemäß bestehen in den Steuerberaterkanzleien Aufbewahrungspflichten für die Unterlagen mit personenbezogenen Inhalten. Allerdings bedeutet die Mindestaufbewahrungsfrist nicht zugleich, dass die Daten nach deren Ablauf auch direkt gelöscht werden. Aus Haftungs- oder sonstigen Gründen kommt ggf. eine längere Aufbewahrung in Betracht. Im Löschkonzept muss daher festgelegt werden, wann eine Löschung der personenbezogenen Daten letztlich erfolgen wird. Als Muster kann die folgende Vorlage dienen, die auf die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden muss:

Muster - Löschkonzept

d) Wahrung der Betroffenenrechte
Die Betroffenen haben diverse Informationsrechte. Teilweise müssen Informationen über diese Rechte bereits bei der Erhebung der personenbezogenen Daten erteilt werden. Muster für derartige Datenschutzerklärungen können bspw. beim dem Berufsstand zugehörigen DWS-Verlag bezogen werden:

DWS-Verlag

Des Weiteren können folgende Verfahrensdokumentationen unterstützen:

Arbeitshilfe - Verfahrensdokumentation zur Erfüllung der Informationspflichten

Arbeitshilfe - Verfahrensdokumentation zur Erfüllung der Auskunftspflichten

e) Datenschutzhinweise auf der Kanzleiwebseite
Sofern Sie als Steuerberater eine (wenn auch kleine) Homepage betreiben, müssen Sie die Angaben zum Impressum und zu den Datenschutzhinweisen anpassen. Unterstützen kann hierbei das folgende Muster, welches auf die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden muss:

Muster - Datenschutzerklärung für die Kanzleiwebseite

f) Abschluss von Verträgen zur Auftragsverarbeitung
Bei einer Auftragsverarbeitung handelt es sich um die Einbeziehung eines Dritten in die Verarbeitung der personenbezogenen Daten. Dieser „Subunternehmer“ muss verpflichtet werden, die datenschutzrechtlichen Regelungen ebenso einzuhalten wie der Auftraggeber. Weitere Informationen zum Thema Auftragsverarbeitung ergeben sich aus dem „Kurzpapier Nr. 13“ der Datenschutzkonferenz:

Datenschutzkonferenz - Kurzpapier Nr. 13 Auftragsverarbeitung

Dieses beinhaltet auf Seite 4 im Anhang B auch die Aussage, dass es sich bei der Einbeziehung eines Berufsgeheimnisträgers, also auch eines Steuerberaters, in der Regel nicht um eine Auftragsverarbeitung handelt, sondern um die Inanspruchnahme einer fremden Fachleistung bei einem eigenständig Verantwortlichen. Dies bedeutet, dass Mandanten mit ihren Steuerberatern keine Verträge zur Auftragsverarbeitung abschließen müssen. Ob die einzelnen Landesdatenschutzbeauftragten bei dieser Rechtsauffassung bleiben werden, muss intensiv beobachtet werden.

Abgeschlossen werden müssen derartige Verträge jedoch zwischen dem Steuerberater und seinen EDV-Dienstleistern und Systempartnern, ggf. auch mit Telekommunikationsdienstleistern, Druckereien oder anderen Partnern, die in seinem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten. Unterstützen kann hierbei die folgende Zusatzvereinbarung:

Zusatzvereinbarung zum Auftragsverarbeitungsvertrag

e) Hinweise zur E-Mail-Kommunikation
Es ist zu empfehlen, dass bei Abschluss des Mandatsvertrages die Wege und Regeln der elektronischen Kommunikation mit dem Mandanten vereinbart werden. Neben Hinweisen zur E-Mail-Kommunikation finden Sie eine Mustervereinbarung zur elektronischen Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer wie folgt:

E-Mail-Kommunikation - Hinweise und Mustervereinbarung zur Regelung der elektronischen Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer

Schulungsmaßnahmen

Steuerberater müssen sich mit den neuen Anforderungen vertraut machen. Sie müssen aber auch die anderen mit der Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten beschäftigten Personen entsprechend schulen. Zu diesem Personenkreis gehören insbesondere sämtliche Mitarbeiter der Kanzlei. Die Schulungsmaßnahmen können vielfältig sein. Sie sind mit dem Datenschutzbeauftragten abzustimmen, sofern ein solcher bestellt ist. Als Hilfestellung haben die Kammern ein Online-Seminar erstellt, welches den Berufsangehörigen kostenfrei zur Verfügung steht. Dies wird nicht die einzige Schulungsmaßnahme darstellen, bietet jedoch einen guten Einstieg ins Thema:

Online-Seminar Datenschutz in der Steuerberaterkanzlei

Aktuelles

BMF-Schreiben zur Nichtbeanstandungsregelung bei Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme
Mehr>

Erste Nationale Risikoanalyse zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung 2018/2019
Mehr>

Freie Universität Berlin - Online-Umfrage "Steuerliche Folgen des Brexit"
Mehr>

Letztmögliche Anpassung von EAV bis zum 31. Dezember 2019
Mehr>

Bundessteuerberaterkammer schreibt "Förderpreis Internationales Steuerrecht" aus
Mehr>

Geldwäschegesetz (GwG) - Anordnungen der Steuerberaterkammer Köln -
Muster und Praxishilfen - Online-Seminar
Mehr>

Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) - Muster und Praxishilfen - Online-Seminar
Mehr>

Lehrgang für Quer- und Wiedereinsteiger
Mehr>

Termine

Kammertag 2019
Montag, 18.11.2019
Beginn: 16:00 Uhr
Congress-Saal, Congress-Centrum Ost, Koelnmesse
| Mehr >

Seminar "Kauf, Verkauf StB-Kanzleien"
Dienstag, 26.11.2019
9:30 Uhr/ca. 17:00 Uhr
Köln Marriott Hotel
| Mehr >

Seminar "Immobilienbewertung"
Montag, 02.12.2019
9:00 Uhr/ca. 17:00 Uhr
Park Inn Köln City West
| Mehr >