Vollmachtsdatenbank

Die Finanzbehörden des Bundes und der Länder haben in enger Zusammenarbeit mit den Steuerberaterkammern und der Bundessteuerberaterkammer ein Verfahren entwickelt, mit dem Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Steuerberatungsgesellschaften den Landesfinanzbehörden auf der Grundlage eines amtlich bestimmten Vollmachtsformulars die Daten der ihnen von ihren Mandanten erteilten Vollmachten nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz übermitteln können (§ 80a AO).

1. Zugang

Gemäß § 86 Abs. 2 Nr. 10 StBerG ist die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) zum Eigenbetrieb der Vollmachtsdatenbank (VDB) verpflichtet. Die Verträge sind für die Nutzung ab dem 1. Juli 2020 mit der BStBK zu schließen.

Der Zugang zur Vollmachtsdatenbank ist mit dem Kammermitgliedsausweis möglich; klicken Sie dafür auf das nachstehende Logo.



Hier öffnet sich ein neuer Tab für den Zugang zur VDB

Probleme beim Start der VDB?

Bevor Sie die Vollmachtsdatenbank nutzen können, ist zunächst eine Registrierung erforderlich. Dafür muss der Kammermitgliedsausweis gesteckt und funktionsbereit sein.

Online-Registrierung zur Vollmachtsdatenbank

Die erforderlichen Verträge für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank werden Online bei der Registrierung geschlossen. Die Vertragsmuster können über www.bstbk.de/de/themen/vollmachtsdatenbank eingesehen werden.

Die Nutzung der Vollmachtsdatenbank ist kostenpflichtig. Pro Vollmacht und Kalenderjahr werden derzeit 0,60 Euro berechnet.

2. Leitfaden zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank

2.1. Mandatsvollmacht

Voraussetzung für die elektronische Abfrage der bei der Finanzverwaltung gespeicherten Vollmachtsdaten ist die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht durch den Mandanten. Die Vollmachtsformulare finden Sie unter 3.

2.2. Hard- und Software-Voraussetzungen zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank

Die Nutzung der Vollmachtsdatenbank ist ausschließlich den Berufsangehörigen vorbehalten. Um die Vollmachtsdatenbank nutzen zu können, werden benötigt:

2.3. Handhabung der Vollmachtsdatenbank

2.3.1. Berechtigung zur Registrierung

In der Vollmachtsdatenbank können selbstständige Steuerberater ihre Kanzlei registrieren. Darüber hinaus können Steuerberater, die (Sozietäts-)Partner oder Vorstand/Geschäftsführer/persönlich haftender Gesellschafter einer Steuerberatungsgesellschaft sind, ihre Gesellschaft registrieren. Dabei wird die Gesellschaft nur von einer der vertretungsberechtigten Personen einmalig registriert, alle anderen vertretungsberechtigten Personen werden mitregistriert und können die Arbeit in der Vollmachtsdatenbank sofort aufnehmen. Voraussetzung ist, dass die Daten aller vertretungsberechtigten Personen im Berufsregister der Steuerberaterkammer Köln aktuell gehalten werden und dass jede vertretungsberechtigte Person einen Kammermitgliedsausweis besitzt.

2.3.2. Registrierung bei mehreren Niederlassungen in unterschiedlichen Kammerbezirken

Die Vollmacht zur Registrierung in Steuersachen des Mandanten wird einer bestimmten Kanzlei erteilt. Alle Kanzleien, für die die Vollmachten erteilt wurden, müssen in der Vollmachtsdatenbank registriert werden. Bei Kanzleien mit weiteren Beratungsstellen gibt es eine Besonderheit: Weitere Beratungsstellen in einem Kammerbezirk können zivilrechtlich zwar nicht Vollmachtnehmer sein, müssen aber in der Vollmachtsdatenbank für den betreffenden Kammerbezirk registriert sein, wenn in ihnen mit der Vollmachtsdatenbank gearbeitet werden soll.

2.3.3. Registrierung im Rahmen einer Sozietät/Partnerschaftsgesellschaft/Steuerberatungsgesellschaft

Die Registrierung der Sozietät bzw. Gesellschaft erfolgt nur durch einen ihrer vertretungsberechtigten Berufsangehörigen (z. B. Sozietätspartner). Grundlage für dessen Zugriff ist seine Eintragung im Berufsregister der Kammer. Alle anderen vertretungsberechtigten Berufsangehörigen der Sozietät bzw. Gesellschaft werden mitregistriert und können die Arbeit in der Vollmachtsdatenbank sofort aufnehmen. Voraussetzung ist, dass die Daten der weiteren vertretungsberechtigten Berufsangehörigen im Berufsregister der Steuerberaterkammer Köln aktuell gehalten werden und dass jeder von ihnen einen Kammermitgliedsausweis besitzt.

2.3.4. Vollmachten einpflegen und verwalten

Die von den Mandanten eingeholten Papiervollmachten müssen in die Vollmachtsdatenbank elektronisch eingepflegt, überprüft und dann an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Erst danach erlaubt die Finanzverwaltung dem berechtigten Steuerberater den Zugriff auf die Daten der Mandanten.

Die gesamten Daten einer Vollmacht können manuell in die Vollmachtsdatenbank eingegeben werden.

Für den Import der Vollmachtgeberstammdaten in die VDB besteht ferner die Möglichkeit, eine Excel-Vorlage zu verwenden oder den Import der betreffenden Mandantenstammdaten aus vorhandener Kanzleisoftware durchzuführen. Voraussetzung ist, dass der Softwareanbieter die Importdatei gemäß der Schnittstellenbeschreibung zur Verfügung stellt. Der Import erfolgt in beiden Fällen über die Online-Anwendung "Vollmachtsdatenbank".

Über die Menüschaltfläche "Vollmachten bearbeiten" in der Online-Anwendung können dann zusätzlich zu den Mandantenstammdaten die weiteren Daten der Vollmacht anhand der Angaben in der jeweils unterschriebenen Papiervollmacht ergänzt werden. Der Kontrollabgleich der Eintragungen in der Vollmachtsdatenbank, mit den Daten der dem Berufsangehörigen vorliegenden Formularvollmacht, ist mit der gebotenen Sorgfalt durchzuführen. Anschließend wird in der Online-Anwendung "Vollmachtsdatenbank" die Übermitteilung an die Finanzverwaltung angestoßen.

Wichtig: Das unterzeichnete Vollmachtsformular muss für Nachweiszwecke während der gesamten Vollmachtnutzung sowie der anschließenden Aufbewahrungsfrist für Auftragsunterlagen in der Kanzlei vorliegen.

2.3.5. Annahme oder (teilweise) Ablehnung einer elektronisch übermittelten Vollmacht

Innerhalb von 2-3 Arbeitstagen nach der elektronischen Übermittlung der Vollmachtsdaten entscheidet die Finanzverwaltung über die Annahme der Vollmacht.

Bei Akzeptanz der Vollmacht gibt die Finanzverwaltung den Datenzugriff unmittelbar frei. Die bei der Finanzverwaltung zu dem Mandanten gespeicherten Daten können dann sofort durch die eingesetzte Kanzleisoftware (soweit diese es ermöglicht) abgerufen und darin medienbruchfrei bearbeitet werden. Ferner finden sich dann in der VDB-Online-Anwendung sowohl der Übermittlungszeitpunkt der Vollmacht als auch eine Referenznummer für Rückfragezwecke. Beide Angaben werden in der geöffneten Vollmachtsansicht unterhalb der Zeile "Ort und Datum" angezeigt.

Im Falle einer Ablehnung der übermittelten Vollmacht erscheint bei geöffneter VDB-Online-Anwendung in der Übersicht über die Vollmachten ein erläuternder Hinweis zu der übermittelten Vollmacht.

Welche Gründe für eine (teilweise) Ablehnung möglich sein können, finden Sie hier.

2.3.6. Auswirkungen bei Kanzleiumstrukturierungen (z. B. Rechtsformwechsel)

Die Umwandlung einer Kanzlei hat direkte Auswirkungen auf die Vollmachtsdatenbank und die darin erfassten Vollmachten.

Im Falle einer Gesamtrechtsnachfolge gehen die Vollmachten auf den neuen Rechtsträger über und können innerhalb der Vollmachtsdatenbank übertragen werden. Dafür nutzen Sie bitte das Weisungsformular. Dieses Formular ist an die E-Mail-Adresse service@bstbk-vollmachtsdatenbank.de zu senden.

Im Falle eines identitätswahrenden Rechtsformwechsels findet keine Gesamtrechtsnachfolge statt, gleichwohl ist auch in diesem Fall ein spezielles Weisungsformular zu nutzen.

Eine erläuternde Übersicht zu den Prozessen bei Nutzung der beiden Weisungsformulare finden Sie hier.

3. Einzelheiten zum Vollmachtsformular

Mit Schreiben vom 8. Juli 2019 hat das Bundesministerium für Finanzen das Vollmachtsformular neu gefasst. Dieses ist bei Nutzung der Vollmachtsdatenbank zwingend zu verwenden. Weitere Informationen können dem Begleitenden BMF-Schreiben entnommen werden.

Begleitendes BMF-Schreiben vom 8. Juli 2019

Standardisiertes Vollmachtsformular zur Vertretung in Steuersachen (PDF-Version)

Standardisiertes Vollmachtsformular zur Vertretung in Steuersachen (WORD-Version)

Beiblatt zur Vollmacht (PDF-Version)

Beiblatt zur Vollmacht (Word-Version)

Vertretung- oder Bekanntgabevollmacht

Wird die Vollmacht unbeschränkt ausgestellt, beinhaltet sie die Berechtigung für folgende Sachverhalte: 

  • Abgabe und Entgegennahme von Erklärungen jeder Art
  • Stellung von Anträgen in Haupt-, Neben- und Folgeverfahren
  • Einlegung und Rücknahme außergerichtlicher Rechtsbehelfe jeder Art sowie zum Rechtsverzicht
  • außergerichtliche Verhandlungen jeder Art.

Dies schließt auch die Berechtigung zum Datenabruf (derzeit bestehend aus dem Abruf der vorausgefüllten Steuererklärung und des Steuerkontos) ein. Lediglich die Bekanntgabevollmacht muss in der Vollmacht gesondert erteilt werden.

Steuerkonto

Wird die Vollmacht unbeschränkt oder über die Zeilen 35 bis 39 die unbeschränkte Abrufbefugnis erteilt, beinhaltet die Vollmacht das Recht für den Datenabruf des Steuerkontos.

Die Übermittlung dieses Rechts zum Abruf von Daten des Steuerkontos wird auch über die Vollmachtsdatenbank an die Finanzverwaltung übertragen.

Weitere Informationen zur Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen können den ergänzenden Hinweisen entnommen werden.

4. Zugelassene weitere Zertifikate

4.1. Angestellte Steuerberater

Angestellte Steuerberater können ihren Kammermitgliedsausweis für die VDB verwenden. Dafür muss der Kammermitgliedsausweis mittels des Identifizierungsformulars für den Datenabruf bekannt gemacht werden.

4.2. Mitarbeiter

Über das Bestellformular in der Online-Anwendung "Vollmachtsdatenbank" können - nach einer erfolgreichen Registrierung - für jeden Mitarbeiter, dem die Pflege der Vollmachtsdatenbank übertragen werden soll, eine SmartCard zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank (in Form eines mIDentity) kostenpflichtig bestellt werden.

Bitte beachten: Für den mIDentity-Stick wird kein Lesegerät benötigt, lediglich die Software Sicherheitspaket compact VDB muss am PC des Mitarbeiters installiert werden.

Wenn der mit SmartCard zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank ausgestattete Mitarbeiter Datenabrufe bei der Finanzverwaltung im Rahmen der Vorausgefüllten Steuererklärung durchführen soll, muss die SmartCard mittels des Identifizierungsformulars ebenfalls bekannt gemacht werden.

4.3. DATEV-Anwender

4.3.1. DATEV SmartCard für Berufsträger/-mIDentity compact für Berufsträger

DATEV-Anwender haben die Möglichkeit, ihre bereits im Einsatz befindliche DATEV SmartCard für Berufsträger bzw. den DATEV mIDentity compact für Berufsträger zu nutzen. Vorab muss eine Registrierung im Berufsregister der Steuerberaterkammer erfolgen.

Die DATEV-SmartCard für Berufsträger bzw. der mIDentity compact für Berufsträger muss mittels des Identifizierungsformulars bekannt gemacht werden. Das gilt auch für jeden Mitarbeiter, dem Sie in der Online-Anwendung "Vollmachtsdatenbank" eine Untervollmacht erteilen.

4.3.2. DATEV-Sicherheitspaket

Hinweis für DATEV-Anwender: In der Regel ist das aktuelle DATEV-Sicherheitspaket bereits installiert. Andernfalls kann das DATEV-Sicherheitspaket von der aktuellen Programm-DVD installiert werden.

4.3.3. Probleme beim Start der VDB?

Fehlermeldung "Fehlerhafte Authentifizierung"

Folgende Vorgehensweise wird empfohlen:

1.) DATEV-Zone unter https://www.datev.de/web/de/service/software-auslieferung/download-bereich/it-loesungen-und-security/datev-zone/?stat_Mparam=int_url_datev_dazo herunterladen, ausführen und installieren.

2.) Internet Explorer neu starten

Der Zugriff auf https://www.bstbk-vollmachtsdatenbank.de/vdb/index.vdb sollte nun problemfrei funktionieren. Siehe auch Punkt 8.3 in dem Informationsdokument .